Polityka prywatności

Obowiązuje od: [data publikacji]

Dbamy o Twoje dane tak samo starannie jak o nasze ilustracje. W tym dokumencie wyjaśniamy, jakie dane zbieramy w sklepie happywords.pl, po co, na jakiej podstawie, komu je przekazujemy, jak długo je przechowujemy i jakie masz prawa.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia zamówienia, założenia konta lub zapisania się do newslettera. Bez danych potrzebnych do realizacji zamówienia nie będziemy mogli go zrealizować.

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych (dalej „Administrator”) jest:

Absztyfikant sp. z o.o., ul. Podświętna 16, 09-304 Lubowidz, KRS: 0000771833, NIP: 5110294152, REGON: 382566843 – właściciel sklepu internetowego happywords.pl (dalej „Sklep”).

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z nami mailowo: kontakt@happywords.pl lub pisemnie na adres siedziby.

II. Jak chronimy Twoje dane

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych, w szczególności:

szyfrowane połączenie (certyfikat SSL) między Twoim urządzeniem a Sklepem;
przetwarzanie wyłącznie danych niezbędnych do określonych celów i nie dłużej, niż jest to potrzebne;
dostęp do danych wyłącznie dla upoważnionych osób, zobowiązanych do zachowania poufności;
zabezpieczenia techniczne i organizacyjne w systemach informatycznych oraz procedurach wewnętrznych;
regularną weryfikację stosowanych środków bezpieczeństwa.

III. Jakie dane zbieramy, w jakim celu i jak długo je przechowujemy

A. Konto klienta

Konto pozwala nie wypełniać formularza przy każdym zamówieniu oraz sprawdzać status i historię zamówień. Zalogowany klient może w każdej chwili samodzielnie poprawić, uzupełnić lub usunąć swoje dane.

Przy rejestracji prosimy o:

imię i nazwisko – do wystawienia dokumentu sprzedaży i zaadresowania przesyłki;
adres (ulica, numer domu/lokalu, kod pocztowy, miejscowość) – do zaadresowania przesyłki;
adres e-mail – do logowania i komunikacji związanej z kontem;
numer telefonu – wymagany przez przewoźników przy niektórych metodach dostawy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o prowadzenie konta.
Okres przechowywania: do usunięcia konta; konta nieaktywne usuwamy po 5 latach od ostatniego logowania.

B. Zamówienia

Przy składaniu zamówienia prosimy o dane niezbędne do jego realizacji (u zalogowanych klientów część z nich uzupełnia się automatycznie):

imię i nazwisko lub nazwa firmy/instytucji – do wystawienia dokumentu sprzedaży i zaadresowania przesyłki;
adres (ulica, numer domu/lokalu, kod pocztowy, miejscowość) – do zaadresowania przesyłki;
adres e-mail – do komunikacji dotyczącej zamówienia;
numer telefonu – wymagany przez przewoźników przy niektórych metodach dostawy;
NIP – jeśli chcesz otrzymać fakturę na firmę.

Jeśli wybierzesz dostawę na inny adres (np. prezent wysyłany bezpośrednio do obdarowanego), prosimy dodatkowo o imię i nazwisko lub nazwę, adres oraz numer telefonu odbiorcy przesyłki. Jeśli dokument sprzedaży ma zostać wystawiony na inne dane, prosimy o imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres i ewentualnie NIP.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy sprzedaży; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki podatkowe i rachunkowe; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze reklamacji i dochodzeniu lub obronie roszczeń.
Okres przechowywania: dane z dokumentów sprzedaży – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; pozostałe dane zamówienia – do upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.

C. Płatności

Jeśli wybierzesz płatność online, zostaniesz przekierowany do serwisu operatora płatności. Dane podane na stronie operatora (np. dane karty, logowania do banku) trafiają wyłącznie do niego – Sklep ich nie otrzymuje ani nie przechowuje. Operatorowi przekazujemy jedynie dane potrzebne do zidentyfikowania płatności (kwota, numer zamówienia, imię i nazwisko, adres e-mail). Operatorzy płatności są odrębnymi administratorami danych przetwarzanych w ramach świadczonych przez siebie usług płatniczych.

Sklep współpracuje z następującymi operatorami płatności:

Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie, ul. Powstańców Warszawy 6, 81-718 Sopot (KRS: 0000320590) – w ramach usługi Shoper Płatności;
PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań (KRS: 0000347935, NIP: 779-236-98-87) – operator serwisu Przelewy24, również w ramach usługi Shoper Płatności;
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luksemburg. Informacje o przetwarzaniu danych przez PayPal: https://www.paypal.com/pl/legalhub/privacy-full.

Przy płatności przelewem tradycyjnym lub za pobraniem nie korzystamy z pośrednictwa operatora płatności; w przypadku pobrania kwotę pobiera przewoźnik.

D. Newsletter

Jeśli zapiszesz się do newslettera (w formularzu na stronie, przy rejestracji lub przy zamówieniu), prosimy wyłącznie o adres e-mail. Będziemy wysyłać na niego informacje o nowościach, promocjach i ofertach Sklepu. Z newslettera możesz zrezygnować w każdej chwili – klikając link w stopce wiadomości, w ustawieniach konta lub pisząc na kontakt@happywords.pl.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Okres przechowywania: do wycofania zgody, a następnie przez okres niezbędny do wykazania, że zgoda została udzielona i wycofana.

Adresy e-mail przechowujemy w systemie Sklepu. Do wysyłki newslettera możemy korzystać z zewnętrznego narzędzia do e-mail marketingu – wówczas jego dostawca przetwarza adresy e-mail wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia. Nazwę takiego dostawcy wskażemy w tej polityce przed rozpoczęciem korzystania z jego usług.

E. Korespondencja i reklamacje

Jeśli kontaktujesz się z nami mailowo lub składasz reklamację albo oświadczenie o odstąpieniu od umowy, przetwarzamy dane zawarte w korespondencji w celu udzielenia odpowiedzi i załatwienia sprawy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO – w zależności od rodzaju sprawy.
Okres przechowywania: do zakończenia sprawy, a następnie do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Prosimy nie przekazywać nam danych, o które nie prosimy i które nie są potrzebne do załatwienia sprawy. Takie dane niezwłocznie usuwamy lub anonimizujemy.

IV. Komu przekazujemy Twoje dane

Twoje dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia, obowiązków prawnych lub usług, z których korzystamy:

Przewoźnikom – imię i nazwisko, adres, telefon i e-mail odbiorcy, w postaci etykiety/listu przewozowego, w zależności od wybranej metody dostawy:
1. Furgonetka Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k. z siedzibą w Warszawie (KRS: 0000694708, NIP: 1132567365) oraz przewoźnikom, których przesyłki obsługuje;
2. Poczta Polska S.A. z siedzibą w Warszawie (KRS: 0000334972, NIP: 525-000-73-13).
Systemowi księgowemu – dane z dokumentu sprzedaży (imię i nazwisko lub nazwa, adres, NIP): IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu (KRS: 0000281947, NIP: 898-16-47-572), operator serwisu ifirma.pl.
Dostawcy platformy sklepowej i hostingu – cyber_Folks S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań (KRS: 0000685595, NIP: 7792467259), dostawca oprogramowania Shoper, na serwerach którego działa Sklep i przechowywane są dane klientów.
Operatorom płatności – wskazanym w części III.C.
Dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych – wskazanym w części V, wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na odpowiednie pliki cookies.
Organom państwowym – wyłącznie gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia przetwarzania, które zobowiązują je do zachowania poufności i odpowiedniego zabezpieczenia danych oraz do wykorzystywania ich wyłącznie na nasze polecenie. Do kategorii takich podmiotów należą w szczególności: dostawcy usług IT i hostingu, biura księgowe, firmy kurierskie i logistyczne oraz agencje marketingowe.

V. Pliki cookies i narzędzia analityczne

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas korzystania ze Sklepu. Stosujemy cookies „sesyjne” (usuwane po zamknięciu przeglądarki) oraz „stałe” (przechowywane przez czas określony w ich parametrach lub do ich usunięcia).

Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym decydujesz, na jakie kategorie cookies się zgadzasz. Swój wybór możesz w każdej chwili zmienić w ustawieniach cookies dostępnych w stopce strony. Niezależnie od tego możesz usuwać i blokować cookies w ustawieniach przeglądarki – zablokowanie niezbędnych cookies może jednak uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji Sklepu (np. koszyka lub logowania).

A. Cookies niezbędne (nie wymagają zgody)

Umożliwiają działanie Sklepu: utrzymanie sesji i logowania, zapamiętanie zawartości koszyka, zapamiętanie Twoich wyborów dotyczących cookies oraz zapewnienie bezpieczeństwa (np. wykrywanie nadużyć). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

B. Cookies funkcjonalne (wymagają zgody)

Zapamiętują Twoje preferencje, np. sposób wyświetlania produktów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda.

C. Cookies analityczne – Google Analytics (wymagają zgody)

Korzystamy z Google Analytics 4, aby wiedzieć, skąd trafiają do nas odwiedzający i jak korzystają ze Sklepu – dzięki temu możemy go ulepszać. Google zbiera m.in. informacje o odwiedzanych podstronach, czasie wizyty, typie urządzenia i przeglądarki oraz przybliżonej lokalizacji. Dane analityczne nie są przez nas łączone z danymi podanymi przy zamówieniu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda. Okres przechowywania: zgodnie z konfiguracją narzędzia, nie dłużej niż 14 miesięcy.

D. Cookies marketingowe – Google Ads i Meta Pixel (wymagają zgody)

Korzystamy z narzędzi reklamowych Google Ads oraz Meta Pixel (Facebook, Instagram), aby mierzyć skuteczność naszych reklam i wyświetlać reklamy Sklepu osobom, które nas odwiedziły (remarketing). Narzędzia te mogą rejestrować m.in. odwiedzone podstrony, dodanie produktu do koszyka i złożenie zamówienia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda. Okres przechowywania: zgodnie z czasem życia plików cookies określonym przez dostawców, nie dłużej niż 13 miesięcy.

E. Dostawcy narzędzi

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia – Google Analytics, Google Ads. Informacje: https://policies.google.com/privacy.
Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia – Meta Pixel. Informacje: https://www.facebook.com/privacy/policy.

Dostawcy ci mogą przekazywać dane do swoich podmiotów powiązanych w Stanach Zjednoczonych. Google LLC i Meta Platforms, Inc. uczestniczą w programie EU-US Data Privacy Framework, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych (art. 45 RODO). W zakresie, w jakim dostawcy przetwarzają dane we własnych celach, są odrębnymi administratorami danych.

F. Logi serwera

Serwer Sklepu automatycznie zapisuje podstawowe informacje o połączeniu, takie jak adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, data i godzina wizyty oraz adres odwiedzanej strony. Wykorzystujemy je wyłącznie do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Sklepu oraz diagnozowania błędów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres przechowywania: do 24 miesięcy.

VI. Czy Twoje dane są profilowane

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Narzędzia reklamowe opisane w części V.D mogą – po wyrażeniu przez Ciebie zgody – dopasowywać wyświetlane Ci reklamy do Twojej aktywności w Sklepie.

VII. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych masz prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania (poprawienia) danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym w celach marketingowych;
cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Zakres każdego z tych praw zależy od podstawy prawnej przetwarzania – np. nie możemy usunąć danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów podatkowych. Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na kontakt@happywords.pl. Część z nich możesz zrealizować samodzielnie w ustawieniach konta. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

VIII. Linki do innych stron

Sklep może zawierać linki do innych stron internetowych, w tym do serwisów społecznościowych. Nie odpowiadamy za zasady ochrony prywatności stosowane przez ich administratorów – zachęcamy do zapoznania się z ich politykami prywatności.

IX. Zmiany polityki prywatności

Możemy zmienić niniejszą politykę prywatności, jeśli będzie tego wymagać prawo, zmienią się warunki techniczne działania Sklepu lub zmienią się wykorzystywane przez nas usługi i narzędzia. O istotnych zmianach poinformujemy zarejestrowanych klientów e-mailem. Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna pod adresem https://happywords.pl/polityka-prywatnosci.